Design Thinking und Virtuelle Events

Virtuelle Events - ein Design Sprint auf der Suche nach neuen Veranstaltungsformaten

Es ist der 10. März 2020. Aufgrund der COVID-19 Pandemie erlässt die Bundesregierung die Bestimmung, dass Großveranstaltungen mit mehr als 1.000 Personen abzusagen sind. Wenige Tage später folgt das Verbot auch von kleineren Events und Versammlungen. Lockdown.

Bis in den August hinein sind Großveranstaltungen in der bekannten Form nicht möglich. Und dabei sind Konferenzen, Messen und andere Branchentreffs wichtige wirtschaftliche Treiber. Diese Veranstaltungen stellen für viele Industrien eine Plattform zum Austausch und zum Kontakteknüpfen dar. Sie sind eine Kommunikations- und Präsentationsmöglichkeit für die Unternehmen. Was nun tun? Auf Veranstaltungen generell verzichten oder die Chance nutzen, neue Formate zu entwickeln?

Gemeinsam mit smartEvents aus Dresden begab ich mich den Weg, Optionen und Alternativen mit Hilfe von Design Thinking zu suchen.

Die Ausgangssituation: wie können wir…

SmartEvents – ein Unternehmen, das sich der Digitalisierung der Eventbranche verschieben hat – war schon vor Corona auf der Suche nach digitalen Möglichkeiten für interaktive Events und Workshops. Seit Januar stehen wir gemeinsam in Kontakt. Nun haben die Überlegungen eine neue Dynamik erfahren. Und gemeinsam mit anderen begaben wir uns auf eine Erkenntnisreise zu folgender Fragestellung:

„Wie können wir ein Konfestival (Konferenz mit Begleitmesse und anschließendem interaktiven Get together) mit Hilfe der digitalen Möglichkeiten ausrichten, so dass das Event für die Besucher und Besucherinnen wertvolle Impulse und ein einzigartiges Erlebnis wird.“

Sechs Personen unterschiedlicher Unternehmen der Veranstaltungsbranche trafen sich an drei aufeinanderfolgenden Tagen im April zu jeweils drei Stunden im virtuellen Raum.

Diese sechs Personen wollten die Chance nutzen, ihrer

• teilweise 100% Stornoquote zu begegnen,
• die anfängliche Schockstarre zu überwinden und
• die Situation als Katalysator für Innovationen zu nutzen.

Teilweise war die Digitalisierung einzelner Veranstaltungsformate bereits als Aufgabe seit längerem im Hinterkopf. Nun konnte die Gelegenheit genutzt werden, sich von Grund auf dem Thema zu widmen.

Der Sprint: drei Stunden an drei Tagen

Design Thinking – ein Methoden- und Mindset, um komplexe Herausforderungen nutzerzentriert zu lösen, bietet ein ideales Framework für unsere Reise.

Die Rahmenbedingungen waren dabei schon gesetzt: wir trafen uns online via Zoom und nutzten Mural als Collaborations-Software.

Tag 1. Unsere Erkenntnisreise startet mit einer Heldenbeschreibung der Teilnehmenden. Anschließend testeten Sie den Weg und teilten ihre jeweilige Sicht auf das Konfestival mit Hilfe des AEIOU-Frameworks: was sind die Aktivitäten (A), in welchem Enviroment / Umfeld (E), mit welchen Interaktionen (I), mit welchen Objekten und wer sind die NutzerInnen/User? Diese Methode kann wie hier einen guten Einblick in die Thematik geben oder als Beobachtungsleitfaden in der Design Thinking Phase „Observe“ genutzt werden. Die Methode hilft das Feld abzustecken.

Anschließend skizzierten die Teilnehmenden ihr ideales Konfestival in einer kleinen Prototyping-Session. Dies diente einerseits als erste Ideendarstellung sowie als Abgleich der unterschiedlichen Sichtweisen.

Die Teilnehmenden steckten tief in der Thematik drin. Aber wie denkt die Nutzerin über virtuelle Events? Was ist ihr beim Besuch von Veranstaltungen wichtig? Welche Bedürfnisse stecken dahinter? Als Hausaufgabe widmete sich das Team der Befragung von Menschen in Ihrem Umfeld.

Tag 2. Im Storytelling tauschten sie ihre Erkundungen. Vorteile wie Anonymität, Einsparung von Reisezeit und die Bereitstellung von OnDemand Content wurden von Nutzern genannt. Die darauf vom Team erarbeitete Persona wies Bedürfnisse wie den Aufbau eines beruflichen Netzwerkes auf. Sie zeigte Schmerzpunkte wie die Angst den falschen Knopf zu drücken und sie sah in der Zeitersparnis große Effizienzgewinne.

Das Team fokussierte sich in der anschließenden Ideenfindungsphase auf drei Kernthemen:

• „Wie können wir es schaffen für unsere Persona ihren Anspruch an guten Inhalten für die persönliche Weiterentwicklung gerecht zu werden?“ („Wie können wir ihm wertvolle Impulse bei unserem Konfestival darreichen?“)
• „Wie können wir seine Motivation zur Teilnahme pushen (wir können wir es interessant machen)?
• „Wie können wir es schaffen, für unsere Persona Möglichkeiten zum Netzwerken zu geben (globaler Austausch, berufliches Netzwerk aufbauen)

Die Ideen sprudelten und die Muralboards füllten sich. Es wurden Stichworte wie Gamification, Imagefilm als Messealternative, Meet the speaker im Anschluss in separaten Räumen, Business Tinder, virtuelle Hintergründe zur Abdeckung des Sponsorings, Social Wall, … genannt. Auf Basis dessen teilte sich die Gruppe in zwei dreien Teams und erarbeiten jeweils eine Konzeptkarte.

Tag 3. Der Anfang wurde am Vortag gelegt, am letzten Tag verfeinerte sich die Konzeptkarte. Eine digitale Veranstaltung für Vertriebsmitarbeiter mit Holoroom, online Barcamp, live Streams und anderen Formatkombinationen nahm Gestalt an. Das andere Team entwickelte einen Konferenzhub mit davon abgehender Spielecke, virtueller Lounge, der Mediathek, Videointerviews und -keynotes.

Gemeinsam erarbeiteten die Teilnehmenden noch eine Customer Journey und untermalten die einzelnen Schritte mit weiteren Ideen.

Reflexion

Am Ende des dritten Tages war der Korb von unserer gemeinsamen Reise prall gefüllt mit wertvollen Impulsen, vielfältigen Ideen und Erkenntnissen. Die Teilnehmenden haben einerseits einige methodische Ansatzpunkte für ihre tägliche kreative Arbeit mitgenommen und nun ein Portfolio an Ausgestaltungsmöglichkeiten ihrer nächsten virtuellen oder hybrid virtuellen Veranstaltungen im petto.

Auf Teamebene war der Austausch mit gleichgesinnten und ähnlich von der Krise betroffenen Menschen enorm wertvoll. Die Arbeit auf Augenhöhe und das freimütige Teilen der eigenen Erfahrung war für alle sehr bereichernd. Gemeinsam sind wir mehr als die Summe aller Teile. Das Out-of-the-Box-denken sowie der Perspektivenwechsel gaben Mut und Zuversicht für die kommenden Monate.

Und für mich war es eine absolut spannende Erfahrung, diesen intensiven Workshop remote zu moderieren. Und nun bin überzeugt, das Co-Creation auch im virtuellen Raum erzeugt werden kann.